今日も１日お疲れさまです。
社会人にとって切っても切り離せないもの・残業、誰だって仕事で会社に必要以上に時間の拘束をされたくないものです。
企業にとっては残業は可能な限り抑えたいものです。どうしても発生してしまうものはありますが、削減できるところは削減するように通達が来るのはどの業界でもあるのではないでしょうか？？
上司からも「残業するな」とか「早く仕事終わらせろ」などと言われる方も少なくないと思います。
この記事では少しでも残業を減らす方法を紹介します。
なお、私は小売業界の人間のため、他の業界の方にはピンとこないものかもしれません。ご了承ください。
残業を減らす方法は下記の通りです。
- 時間を見直す(どれくらい時間がかかるか？)
- 人数を見直す(自分一人でできるかどうか？)
- 優先度を見直す(その日に本当にやる必要があるのか？？)
時間を見直す(どれくらい時間がかかるか？)
仕事は時間無制限ではありません。
残業を減らすのならば、業務にかかる時間の見直しは必須です。
実際のスーパーの畜産部門の枠組みで考えると、「開店準備で〇時間」・「開店後の商品追加で〇時間」・「作業場の清掃・片付で〇時間」・「売れ残った商品の値引きで〇時間」といった具合です。
ここで重要なのは逆算です。
上記の例の中でも開店時間は毎日変わることなく一定です。「開店準備の〇時に合わせて計画的に業務を行う」ことで時間は有意義に使われます。
どの業界でもこうした「開店時間」に似た時間の期限のようなものがあるはずです。
その期限となる目標(上記の例だと開店後の売場がしっかり揃っている状態)から、「この時間(開店３０分前)までにはここまで終わってないと間に合わない」、「じゃあその３０分前の状態にするには・・・」ということを到達する目標から逆に考えて計画を組み立てていくことが逆算です。
残業が多い場合はここの時間の逆算の部分でおかしいところがあるのが大半です。
開店準備の例で続けると、「開店３０分前」は商品の売価チェックや産地の確認、店内の清掃状況などの最終確認に入る時間です。ここまで進んでなかったら目標の達成は難しくなります。
逆算するだけで劇的とまではいきませんが、時間の無駄遣いは減らせるのではないでしょうか？？
この目標からの逆算はどの業界でも有効な方法で、これをしているかどうかで本当に差が出てきます。最初は精度が低くても、どこがダメだったのかがはっきり見えてきます。
※余計な話ですが、開店準備でミスって売場が揃ってないと上司に怒られます。
人数を見直す(自分一人でできるかどうか？)
普段の仕事の大部分は自分一人で全てやるものではありません。
自分の担当している業務の中で、「自分一人でも時間がかからずに問題ないもの」と「複数でやったほうが明らかに早いもの」があるはずです。あれもこれもと自分一人でやろうとすると時間がかかってしまいます。
そうした場合は周りに仕事を振る(依頼する)ことも必要です。経験談ですが、その方が早い場合がほとんどではないかと思います。
「人を使う」というと印象が悪いように聞こえるかもしれませんが、実はこの周りの協力を求めるのは残業時間の削減において非常に大事です。
重たいものは一人よりも皆で持ち上げた方が楽ですよね？？
ただ、自分の業務を手伝ってもらうのだから、「お願いします」や「ありがとうございます」は必ず伝えましょう。今後も協力してもらうための大事な声掛けです。
優先順位を見直す(その日に本当にやる必要があるのか？？)
１日の業務の中で、最優先のものとそうでもないものがあります。
優先度の高いものから順番にやっていくのですが、たまにそこまで優先度の高くないものを「この時間までに絶対終わらせないといけない」なんて考えている人がいます。
完璧を求める人にありがちなものですが、あまりいいものではありません。
先程の例(開店準備)だと、開店準備の時間に売場とは無関係のエアコンのフィルター掃除や備品室の掃除はしませんよね？？
開店前にそんなことをしている人はいません。最優先は売場を品切れのない状態の売場を作ることなんですから。
上司が軽い口調で「近いうちにエアコンのフィルター掃除しといて～」という言葉を真に受けた完璧主義者がたまにこうしたおかしな方向に向かう時があります。「忘れずに今日中にやらなきゃ」というスイッチが入ってしまうのです。
それよりももっと１日の売上に関わる優先度の高いものがありますよね？？商品の追加発注や翌日・翌々日、週末の売場計画、値引き商品の見直しなどの方が優先順位は高いです。
だからといって先延ばしはダメなので、職場のエアコンのフィルター掃除とか備品室の整理とか、それこそ別枠でやる日と時間を決めればいいだけです。
業務は①「今日中にやらないといけないもの」と②「今日やっておいた方がいいもの」と③「明日以降でもできること」とで大きく分けられると思います。
①は必須ですが②と③はその都度(翌日の人員状況や重要性)で判断すればいいと思います。
やることを最低限に絞り込んでみると１日の仕事が早い段階で終わるかもしれませんね。
これも経験上の話ですが、心配性な私はやたらと②に時間を割いてました。後々になって「そこまでしなくても案外なんとかなる」と気付きましたが・・・。
最後に
上記に挙げたものは、どれも「簡単な目標を決める」という部分で一貫していると思います。
休日でも漠然と過ごすよりも、予定を入れて過ごした方が時間毎で自分がどうするかというのは見えてきます。仕事もその枠組みで組んでいけばいいと思います。
残業すればその分給料も増えますが、拘束時間に加えストレスと疲労も蓄積されます。
そのあたりの部分で考えると、やはり会社に依存するような昭和の時代の仕事の名残は無くなって然るべきだと思います。
数年前に一度精神的に参ってしまった経験のある私の立場から言えば、やることやってさっさと帰った方がいいに決まってますからね。
この記事を読まれた方で、少しでも残業が減って早く退勤できたら嬉しい限りです。
最後までお読みいただきありがとうございます。
それでは皆さん、今日も１日お疲れさまです。
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